Les TPE/PME peuvent organiser une fermeture collective de fin d’année, mais doivent respecter les règles du Code du travail et informer leurs salariés correctement. Avoir un délai de prévenance.
En l’absence d’accord collectif fixant la période de congés (article L.3141-15), l’employeur choisit librement la date de fermeture et impose la prise de congés aux salariés, sans avoir besoin de leur accord (Code du travail, art. L.3141-19). Il doit toutefois consulter le CSE lorsque l’entreprise en est dotée (art. L.2312-8). Un avis défavorable du CSE ne bloque pas le projet de fermeture. Si aucune instance n’existe (cas fréquent en TPE), l’employeur informe directement le personnel.
Information et consultation : délais et modalités
L’employeur est tenu d’informer ses salariés suffisamment en avance de la fermeture. En pratique, la période de congés doit être portée à la connaissance du personnel au moins 2 mois avant son début (art. D.3141-5) et la date de fermeture annoncée au moins 1 mois avant (art. D.3141-6). Cette information peut se faire par affichage, courrier ou courriel, de préférence en recommandé pour créer une preuve écrite.
À défaut de respecter ces délais, la fermeture n’est plus considérée comme des congés payés légaux et l’employeur devra indemniser les salaires perdus.
Par ailleurs, selon l’article L.3141-17, la fermeture annuelle ne peut dépasser 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines). Les salariés doivent également bénéficier d’au moins 12 jours ouvrables de congés continus par an (art. L.3141-18). La période du 23 décembre au 2 janvier reste bien en deçà de ces limites légales, mais il est prudent de le mentionner pour rassurer les salariés.
Congés payés : fixation et indemnisation
Durant la fermeture, les salariés prennent des congés payés normalement acquis. Les congés peuvent être pris dès l’embauche (art. L.3141-12), ce qui permet aux nouveaux employés d’utiliser immédiatement une partie de leurs droits à congés. Toutefois, les derniers recrutés n’auront pas forcément le nombre de jours requis pour toute la période. Les journées de fermeture qui excèdent leurs droits ne seront pas rémunérées (sauf si la fermeture cumulée dépasse 30 jours ouvrables sur l’année, auquel cas l’employeur doit verser une indemnité spéciale au-delà de ces 30 jours).
Le mode de calcul de l’indemnité compensatrice (en cas de dépassement) doit respecter le minimum légal (au moins égal à l’indemnité journalière de congés). En général, si la fermeture ne dépasse pas la durée légale annuelle, l’employeur n’est pas obligé de verser un salaire supplémentaire. Dans tous les cas, les salariés bénéficieront d’une rémunération normale pour les jours couverts par leurs congés payés acquis.
Salariés « à court » de congés et les nouvelles embauches
Pour les salariés n’ayant pas assez de congés (notamment les nouveaux embauchés), l’employeur peut proposer des solutions, sans pouvoir les imposer :
Poser des congés par anticipation ou RTT : l’employeur peut suggérer d’utiliser des congés payés à venir (art. L.3141-12) ou des RTT s’ils en ont. Cette mesure est facultative et ne peut être imposée au salarié.
Congé sans solde : un salarié qui refuse de prendre des congés anticipés doit prendre un congé non rémunéré pour couvrir les jours de fermeture. L’employeur n’est alors pas tenu de rémunérer ces journées.
Prolongation de la période d’essai : si un salarié est en période d’essai pendant la fermeture, celle-ci est généralement prolongée d’autant que la durée de la fermeture. Il peut être utile d’en informer le salarié et de prévoir cette clause dans le contrat.
Aides financières de France Travail : les salariés nouvellement embauchés issus du chômage peuvent demander une aide aux « congés non payés » via France Travail. Cette allocation compense la perte de salaire pendant la fermeture si, avant leur nouvel emploi, ils avaient droit à une indemnisation chômage (ARE, ASS ou ASP). L’employeur doit fournir une attestation de fermeture et de durée sans salaire pour que le salarié puisse faire sa demande auprès de France Travail. Le montant de l’aide dépend du nombre de jours fermés et des droits acquis par le salarié.
Formalités et documents à prévoir
Pour sécuriser juridiquement la fermeture, l’employeur doit :
Consulter et informer: si le CSE existe, l’informer du projet de fermeture (art. L.2312-8). Afficher ou communiquer clairement la période de congés et l’ordre de départ (au moins 1 mois avant) conformément aux articles D.3141-5 et D.3141-6.
Rédiger des courriers ou affichages destinés aux salariés pour qu’ils connaissent leurs dates de congés. Une bonne pratique est d’envoyer un courrier recommandé avec AR aux salariés pour notifier la fermeture et leur ordre de départ ou par courriel en accusant récption.
Mettre à jour les contrats : prévoir, si besoin, une clause de suspension du contrat pendant la fermeture pour les CDD et en informer au préalable l’agence d’interim si vous faites travailler des intérimaires. Préciser l’extension de la période d’essai pour les CDI si applicable.
Attestation pour France Travail : établir le document officiel attestant la fermeture de l’entreprise pour congés payés, mentionnant la période et la rémunération suspendue. Ce document est essentiel pour les salariés souhaitant demander l’aide aux congés non payés.
Établir les bulletins de paie : les jours de congés pris seront payés normalement, tandis que les congés sans solde doivent être mentionnés comme absence non rémunérée.
Conseils pratiques pour les TPE/PME
Planifier en amont : Planifier les congés dès le début de l’année et si décision exceptionnelle de fin d’année, planifiez-le plusieurs mois à l’avance. Vérifiez le nombre de jours de congés acquis de chaque salarié pour anticiper les « trous ».
Communication transparente : expliquez le calendrier et les raisons de la fermeture (vacances de fin d’année). Utilisez des canaux clairs (affichage, mail, réunion d’équipe) et mettez à disposition un modèle de communication ou un guide interne.
Flexibilité : pour les cas particuliers (temps partiel, RTT, congés maternité en cours, etc.), examinez au cas par cas les solutions (report, congés sans solde, aménagement d’horaires).
Accompagnement des salariés : rappelez que les congés payés sont pris sur les droits acquis (art. L.3141-12), et proposez éventuellement de reporter certains congés si l’accord collectif ou la convention le permet. Écoutez les questions et inquiétudes pour rassurer (par ex. sur l’indemnisation, l’ordre des départs, l’impact sur les RTT, etc.).
Modèle de notification : adressez un courrier personnalisé à chaque salarié confirmant ses dates de congés, ou affichez un planning dans l’entreprise. Mentionnez clairement les dates de fermeture et de réouverture (par exemple « fermeture du 23 décembre 2026 au 2 janvier 2027 inclus, réouverture le 3 janvier 2027 »).
Appel à un expert RH : pour gagner en sérénité, n’hésitez pas à contacter DELECTUS RH. Nos consultants peuvent vous aider à rédiger les documents nécessaires, calculer les droits des salariés et anticiper les situations complexes afin de sécuriser votre démarche.
En suivant ces bonnes pratiques et en respectant les obligations légales, la fermeture annuelle de fin d’année se déroulera en toute conformité et sérénité. DELECTUS RH reste à votre écoute pour vous accompagner dans la gestion de cette période et répondre à toutes vos questions. N’hésitez pas à nous contacter pour une aide personnalisée.
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